Jak zlepšit prezentační dovednosti: naučte se mlčet a stát rovně

Přehled nejkrásnějších šablon prezentací ani techniky uzemnění publika v tomto článku nečekejte. Jako prezentující musíte být hlavně připravení na to, že život ani prezentování není fér.

 

20 let zkušeností v reklamních agenturách, na 2000 prezentací před klienty, byznysová i politická témata, spousta velkých úspěchů, ale i několik propadáků. To všechno má za sebou specialista na brand building a garant oboru Brand Management na NEWTON College Karel Novotný. Takže když rozjel svou přednášku
o prezentování, nikdo ze studentů neměl čas ani náladu pročítat si e-maily nebo koukat, co nového na Facebooku.

 

Přestaňte se zabývat šablonami v PowerPointu

 

Forma = hlavní zloduch naší doby. Nejednoho milovníka fontů a šablon v PowerPointu Karel hned úvodem zklamal.

 

„Všichni jsou posedlí formou, takže to vypadá, že forma je klíčem k perfektnímu prezentování. Jenže je potřeba k tomu přidat obsah. Je to podobné jako lyžování. Když se učíte lyžovat, řešíte formu – jak mít správně nohy a ruce. Po pár dnech začnete přemýšlet o obsahu – jestli vás to baví, jestli se vám chce zrychlit, jak zlepšit obloučky. Stejně tak se i s každou další prezentací posouváte více od formy k obsahu,” vysvětluje Novotný.

 

Já, oni a kontext

 

Pokud to ještě neděláte, začněte pracovat s rozdílem „já versus oni”, kde:

 
  • „já” znamená prezentující
  • a „oni” znamená publikum.
 

Při prezentování dávejte pozor, jak výhodná je situace pro vás a pro vaše publikum
a jak můžete vy osobně podmínky vylepšit – třeba otevřít okno, když je vedro. „Uvědomte si, jak se cítíte vy a jak se cítí lidé, kterým prezentujete. Udělejte si rychlý monitoring a řekněte si, jak je asi lidem v sále, co potřebují, co očekávají,” vysvětluje Novotný.

 

Při takovém průzkumu (neboli rekognoskaci) prostoru zapojte všechny své vnitřní senzory a udělejte si přehled, jestli někdo nevypadá unaveně, hladově nebo nemocně. Pomocí small talku si pak ověřte své hypotézy. Můžete například posluchače pochválit, že je po tolika absolvovaných prezentacích obdivujete, protože už musí mít hrozný hlad.

 

Škála já a oni ale není tím jediným, co řešíte. Prezentujícího a jeho posluchače spojuje kontext, kterým je obsah vaší prezentace. Proto myslete na to, co je vaším cílem.

Musíte vědět:

  • co chcete prezentací předat
  • a co mají lidé udělat po vaší prezentaci.

Já, oni a kontext – triáda, kterou se vyplatí uvědomit si a pracovat s ní před každou prezentací.

Čas na přípravu na místě? Na to zapomeňte

 

„Je velký rozdíl dělat školní prezentaci pro rodiče a prezentaci pro vedení korporátu. Ve druhém případě totiž proti vám sedí vaši nepřátelé a ti vám nic neodpustí,” říká Novotný.

 

Zapomeňte na pohodovou půlhodinku, kdy si prostudujete technické možnosti, propojení vašeho počítače s promítačkou a navrch zkontrolujete ostrost.

 

„Prezentace začíná vstupem do místnosti. Přítomní lidé vás pozorují od chvíle, kdy dáváte flashku do počítače a potýkáte se s technickými problémy. Není to fér, ale je to tak,” vysvětluje Novotný.  

 

Proto si vždycky nachystejte svoji prezentaci:

  • do počítače
  • i na flash disk.
 

Mějte prezentaci i ve více formátech. To vás zachrání v situaci, kdy k promítačce nepůjde připojit váš počítač a po spuštěním na cizím počítači zjistíte, že vaše on-line prezentace vypadá jako nahodilý shluk písmen. Naštěstí budete mít i verzi v PDF.

 

Máte 5 minut, i když jste připravení na 20

 

I když jste si podle původní dohody připravili prezentaci na 20 minut, může se stát, že na místě vám řeknou, ať to zkrátíte na 5 minut. Zkrátka proto, že někdo před vámi přetáhl a šéf komise spěchá na klíčovou schůzku na ministerstvu.

 

Nejenže musíte okamžitě vyhodnotit, co vypustíte, musíte si i sami pohlídat, že vám prezentace zabere opravu 5 minut. Za tu dobu se totiž váš nejdůležitější posluchač zvedne a vy už nebudete mít příležitost mu prezentaci dovykládat.

 

„Na jedné prezentaci z pěti vám budou časomíru hlídat, ale já vám garantuju, že vás to bude spíš štvát,” dodává Novotný.

Život není fér – nejčastější věta, kterou Karel Novotný na své přednášce opakoval. Třeba když říkal, že vám klidně mohou zkrátit čas na prezentování z 20 na 5 minut
a vy se musíte bleskově přizpůsobit.

Největší zabijáci vaší prezentace: mobily, únava a špatná nálada

 

Na začátku si získejte publikum na svou stranu. To ale nejde snadno, protože existuje plno rušivých vlivů, které vašim posluchačům ubírají pozornost:

 
  • únava po dlouhém maratonu sledování prezentací,
  • mobil či počítač,
  • kašlání a smrkání,
  • dění venku za okny
  • nebo diskuze se sousedem u stolu.
 

Není pravděpodobné, že lidé v komisi budou klidně sedět a poslouchat vás. Novotný zmínil 3 modelové situace chování publika, se kterými se ve své praxi setkává:

 
  • Posluchači mírně ruší, takže prezentující se může cítit, že si hovoří sám pro sebe. Poměrně snadno ale své publikum usměrní a uklidní.
  • Posluchači nahlas projevují nesouhlas, jsou drzí a arogantní. Je obtížné odpovídat na neetické útoky a irelevantní komentáře a publikum zklidnit.
  • Posluchači projevují nadšení, jsou žoviální, chválí prezentujícího a nahlas projevují spokojenost.
 

Takové situace mají hned několik možných řešení:

 
  • Zjistěte, co se děje. Pronikněte do nepřátelského tábora a zeptejte se posluchačů, jestli mají doplňující otázku nebo něčemu nerozuměli. Zjistíte, jestli všechno dává smysl, a zároveň je jemně napomenete.
  • Dejte si 2 sekundy odmlku. Přednášející nemá za úkol ve svůj stanovený čas neúnavně mluvit a ani na chvilku se nezastavit. Zkuste, co udělá s publikem, když se na chvilku odmlčíte. Máte právo se vydýchat, na chvilku zastavit a nechat publikum strávit informace, které jste jim právě sdělili.
  • Nenechte se rozhodit. I když je na první pohled pozitivní energie v sále a pochvaly tím nejlepším, co se vám mohlo přihodit, může vás to v reálné situaci spíš rušit.
  • Přistupte na strategii prohry. Není to běžné řešení, ale když posluchači útočí na vaši postavu, inteligenci nebo řečové vady, je nejlepší prezentaci ukončit a odejít.
 

„Stalo se mi, že jsem raději prezentaci ukončil, než abych se dál sebeponižoval. Když víte, že nemůžete v argumentaci třeba s ředitelem firmy vyhrát, je lepší přistoupit na strategii prohry a ukončit to se ctí,” říká Novotný.

 

TIP na závěr: Neumravňujte. Zakřičet na celé kolo „ticho” je až tou poslední krajní variantou. Nechcete, aby se posluchači cítili jako neposlušní žáci a vy sami jako kárající učitel na základní škole.

Zeptejte se, co se děje nebo se na chvilku odmlčte. To jsou ty nejlepší triky na nepozorné publikum.

5 kroků k tomu, aby vaše prezentace byla perfektní

 

1. Vciťte se do publika a vnímejte ho. I když s sebou přivedete na prezentaci lva na vodítku, pozornost posluchačů si získáte jen na chvilku. Jestliže jsou hladoví nebo unavení, pomozte jim vyřešit jejich problém, nezaměřujte se jen na sebe a svůj dokonalý prezentační výstup.

2. Dejte si do kapsy víčko od piva. Když potřebujete kompenzovat svou nervozitu, jednoduše dejte ruku do kapsy a víčko silně zmáčkněte. Probudí vás a navíc je to mnohem lepší než hrát si s fixou.

 

„Pokud potřebujete zakotvit ruku, je mnohem lepší dát si ji do kapsy, než žmoulat fixu. Neposlouchejte chytráky, kteří tvrdí, že ruce v kapse jsou zakázané,” říká Novotný.

 

3. Stůjte rovně. Spousta lidí se hrbí, dává si nohy přes sebe a při prezentování se
svíjí – jenže to posluchače velice ruší. Správný postoj vás ukáže jako sebevědomého člověka:

 
  • Postavte se.
  • Dejte nohy kousek od sebe – přibližně na šířku boků nebo ramen.
  • Ruce svěste podél těla.
  • Narovnejte páteř.
  • Dívejte se rovně před sebe.
 

„Když se u prezentace kroutím a stojím nakřivo, jako profesionál ztrácím pro publikum váhu, protože vypadám spíš jako kejklíř. Proto vám radím: stůjte rovně
a naučte se mlčet. Paradoxně tohle jsou nejcennější prezentační dovednosti,”
vysvětluje Novotný a zároveň dodává, že u prezentování nikdy nedoporučuje sedět, pokud na to nejste zvyklí.

 

4. Na závěr shrňte informace. Díky tomu se ujistíte, že si lidé zapamatovali všechno,
co jste jim chtěli předat.

5. Buďte přirození a sami sebou. Když jste vtipní, vtipkujte, když jste výřeční, využijte toho. Nenechte se tlačit do vtipů a komunikačních stylů, které vám nesedí, protože publikum to pozná.

 

Validní je i poznání, že prezentovat nechcete. „Absolvent mého školení mi jednou napsal, že díky mně už nikdy v životě nechce prezentovat. Uvědomil si, že ho to nebavilo, ale v práci ho k tomu nutili. Nechal se přeřadit a teď je spokojený. Prezentování by vás mělo bavit a jestli tomu tak není, běžte s klidným svědomím
od toho,”
uzavírá svou přednášku Karel Novotný.

 

Přečtěte si i náš článek o defenzivních a ofenzivních gestech, která využíváte při prezentování.

 

Kdo je Karel Novotný?

 

Karel Mindless Novotný je brněnský specialista na brand building, garant studijního zaměření Brand Management na NEWTON College, autor knihy Neradost a šéf Brand family. Věnuje se budování značek – jejich nastartování, oživování i udávání správného směřování. Značka podle něj nemá být jen krásná, ale má především byznysově fungovat.